物料 物料的处理是各单位基础资料准备的难点，往往久拖不决：一是物料从数量上较客户供应商或职员等其他核算项目都要多，二是单条物料录入时要注意的项目多，三是不同岗位对物料的需求不一样等等。
对于物料，首先要确定的是编码规则，编码是按字母编还是按数字编，是按物料的属性还是按设计图纸编，是按定额单来分类还是按光机电等物料本身的属性来分类，是以物流为主分类还是按会计科目来分类等等都是大家讨论的。财务人员、计划人员、仓库人员、采购人员都会有各自的意见，因此一定要民主集中，果断从事。集中的意思是避免议而不决，果断从事是因为代码以后随时都可更改。在我们讨论中，差点选择了流水号的方式，足以显得我们的无奈。其实选择流水号也没什么的，代码没有什么实际意义的，真正有意义的是物料的属性定义上，再者说，代码以后还可以更改调整的，不会对工作造成大的影响，关键是名称要规范且不要出现重码。
在这里我还是先将我单位的设置情况复述给大家，并对其中部分内容进行说明。
物料录入
一、代码
物料编码统一按数字进行编写，所有编码统一为4级，1-3级为2位（类），第4级为3位（明细）。所有编码中间要留有余地（中间空一些编号），包括类和明细，这样以后可以将类似的新增物料放在一起。所有明细物料的编码必须长度一致，以后确实不够时再加。（说明：由于K3系统是以小数点来区分级次的，所以长度可以任意增加，这与金蝶2000等是不样的）
编码一级代码主要按会计科目需要分类：分为原材料-05、外协件-10、自制半成品-20、产成品-30、虚拟件-90。（说明：上述分类与会计科目以及物料属性基本匹配，这对设置存货科目及在存货核算等处查看报表是很方便的）
大家要领会物料编码与产品编码、条形码的关系。物料编码与条形码一般来说是一一对应，产品编码是一台（套）为一个编码。可以理解为物料编码为一种物料，如E2000D联想笔记本电脑，产品编码就是这种电脑的不同个体，一定不要将两者混淆。
我们常指的产品编码在K3系统中为序列号管理(电子行业版)，也可以通过产品批号来对应产品编码，不过批号得按产品编码来录入。（说明：我公司使用的是电子行业版本）
同一种物品，不要因为仅仅是不同的供应商而将其编为不同的编码(有的价格也有一定的差异)。如果我们认为区分开来很有必要，可以考虑用序列号或批号来处理。不同的供应商提供的物品确实有区别，如外形、颜色等不一样，我们应将其编为不同的编码。
在明细项中，尽可能将名称相同的放在一起，如明细类为电子元器件，电阻编号为001-099，电容为101-199。如果电阻、电容种类很多，当然可以增设类电阻类和电容类。在电阻和电容编码中，尽可能按规格型号排序。
在物料分类中，有一种情况要划分清楚。如：我们有四种物料：电脑、电脑主板、绘图仪、绘图仪主板。在这四种物料中，我们是将电脑主板放在与电脑一起编号还是与其他主板一起编号，要有一致性。再如电源，我们是将所有含电源两字的放在一起，还是将特殊电源与其主件放在一起（声光电源）。
二、名称 规格型号
名称一定要统一规范，不要与型号连在一起用，由于名称的不规范，极易出现重码。
三、物料属性 是指该物料是外购、自制，还是外协件、虚拟件等。物料属性是属以后不能更改项。如果是自制品你选择成了外购品，以后下达生产任务单、选择成本对象时不能调用，因为该物料是外购品，不需生产；此外在制作备料单时不能作为父项。对于不清楚是外购还是自制的物料，可以选择自制。如果仓库中本身没有一套电脑，而是以显示器、机箱等部件来进行管理的，那么电脑就是虚拟件了。大家要了解不同模块对属性的划分，如半成品、产成品在入库时都称为自制入库核算，外协件、自制件在出库时都作为产成品出库核算。如果还不清楚，可以看一看相关帮助文件。
四、单位 数量精度
系统支持双计量单位，基本单位和常用单位，其中基本单位是不能修改的。基本单位与常用单位之有一定的换算关系，如：电线，基本单位是米，常用单位是卷，某种型号的电线一卷为100米，那么0.2卷就是20米了。这里要注意如果同一种线每卷长度不一时要变通处理：如这一次进的同一种线长度变成了150米，可变通为按1.5卷来处理，或者另行编一物料代码。
如果需要双计量单位管理的特别少，可以不用双计量单位，这样在许查询起来相对清晰一些。许多报表是同时反映基本计量单位与常用计量单位的。
数量精度通常为0，但是如果是重量、长度单位时，有时也有小数，我们要根据实际判断哪些物料有几位小位。
如果你在此将数量精度设为1，以后在录入相关单据时，小数位数只能保留一位，实际确实需要2-3位时，须先将此修改后方可录入。
建议小数位数原则上用两种：0和2。
五、最低、最高、安全库存
这三项库存是管理者根据一定的情况判断录入的，这三项系统有默值，初始时将其设为0，对于单价较高或重要的物料该项要整理录入，以加强物资管理。
六、销售单价对于定型的产品都要将公司的报价录入，这一价格自动在录入销售订单时出现。若再输入折扣价(额)，就是实际交易价了。
七、批次 目前看来，没有必要设置此项，也就是不打钩。批次选上后不能更改。批次选上后，每次出入库都需填上批次。如果初始时选上了批次，但实际使用中没有必要，因不能修改此属性，那么可以都用一个批号，如1。批次和序列号在入库时手工录入，且不能相同，在出库时只能选择使用，不能手工录入。
八、保质期 各单位如果有需要保质期管理的物料，必须选择此项并填上保质期。若要选此项，须先选批次管理。保质期一般用于食品医药行业，如果公司有人选择此项，须及时反馈到我这里，以商讨其必要性。
保质期设定后不能更改。
九、计价方法、存货、收入、成本科目代码与财务有关，及时与财务联系。计价方法设定后不能更改，设定的存货科目代码在“存货核算系统—对帐”及自动制作凭证等处要用的。
十、单价精度一般默认为2，如果确有超过2位的，随时可以更改。有的同志在录入0.0567元时出现0.06元就是因为单价精度的问题。
十三、计划资料主要是供进行物料需求计划使用的，有一定的独立性，如果条件成熟的单位可以录入，也可以以后录入。
十五、条形码 结合到条形码的使用随时录入。
物料录入有几点要注意：
一、 可以利用默认功能，以提高工作效率并减少差错率。方法是：在物料核算项目类别属性处对各项目设置其默认值，这种办法在期初集中录入物料时很实用，如先录入原材料，那么将物料属性设为“外购”，将存货科目设为“123---原材料”，将计价方法设为“加权平均法”等等，待录入产成品时，再将属性改为“自制”，将存货科目设为“产成品”。
二、 大家要分别对待可更改项和不可更改项，对不可更改项要特别注意。
三、 尽可能避免重码的发生。
上面讲述的是基础资料，他们有很多共同之处。其一，都可以通过引入功能进行。如果你们的基础数据比较完整，并且能够整理成比较规范的库表结构（以Excel为例），那么可以将基础资料直接引入。引入前先录入一条记录进去，然后将其引出，再将现有数据按照引出的格式引入，记住先引入少量几条后再分批引入。引入时注意分析该项目（如职员）哪些是选择项（如部门），哪些是手工录入项（如姓名），选择项必须有相应的项目及具体内容。如引入的职员表中有办公室、财务部等几个部门，那么部门项目要先录好办公室、财务部后才能将部门引入，这也就是前面所述的录入顺序问题。引入中如果必录项是空或不是系统认同的，则该条记录不能引入。引入的代码必须符合系统认同的规则，所有的明细或下级必须有上级代码。与引入相关的是一些同志喜欢改库，我个人不赞同这样做，如果你确实在库中写初始数据，包括后来更改的，那么需要在操作界面上一条条地击活，否则系统认为没有这条记录。
其二，大家可以看一看录入基础资料的菜单，都有对资料的修改（在属性处）、删除和禁用。在录的资料被使用前，都可以进行修改、删除和禁用。但在使用之后，所有基础资料均不能删除但都能禁用，只有部分字段可以更改（大家可以回头看看上述内容或对着演示帐套自已体会）。
其三，大家可以看看基础资料录入修改界面的选项，前面3个容易理解，第4项“F7查询默认字段”如果选择了名称，则在使用过程中按F7查询时并按F5搜索时，系统默认搜索的字段为名称，否则为代码。其实大家使用搜索多的是名称。建议大家在今后当入单据选择查询基础资料时，要尽可能的使用搜索功能，从多角度搜索几次后，再新增基础资料，这样可以减少重码。这几个选项各项目均是一致的，只改一处即可，以最后更改的为准，其认同的是操作员，即某一操作员进去的界面是专有的。与界面相关的还有打印方案和套打设置是与计算机有关的，查询过滤方案与操作员有关，单据自定义同一帐套所有人都是一样的。
其四、在大家发现不需用的核算项目后，能够删除的尽可能删除，确实不能删除的，将其代码改到一特定的类中，注明原代码是多少，然后禁用。所有核算项目使用后是不能删除的，因此要删除某一核算项目，则需要将所有使用该项目的地方都改掉，然后删除。例如有两个客户重录了，我们可以通过查询看哪一个使用较少，则易更改，然后将要删除的一个所有发生额全部都改为另一个后，再将其删除。
如果大家是第一次使用K3系统，那么到了这里，你对核算项目的理解还很模糊，随着后面对各系统的操作，你会对核算项目的理解越来越清晰。因此上述内容在你使用一段时间后还需回头再看两个来回。