业务背景:
销售公司在过去的某期间,某采购订单计价单位误将吨维护成公斤,造成采购价虚增1000倍。由于在当期发现错误时,处理思路是冲销相关错误采购订单的收货过帐和发票校验,由于当期无库存,则首先采用盘盈操作虚增库存物料,在冲销采购单的收货和发票,将采购订单的计价修正后重做收货和发票校验,最后做盘亏处理。但由于盘盈时当时无库存移动价为0未产生财务凭证,而做盘亏时产生了财务凭证,造成待处理财产损溢-待处理流动财产损溢借方虚增一百万多元,最后这一百多万转入其他应收款-商品损失赔款,需要处理。
注:假设存货计价使用移动平均价
处理方案:
由于价格或价格单位维护错误造成存货入库成本放大或缩减的业务时有发生,如果处理不当,对采用移动平均价的销售公司的库存和本期利润都将产生一定影响。
价格维护错误举例
假设实际采购价10,000元/吨,采购单维护为1000元/吨,采购1000吨,则收货时参考分录为:
*将采购计价单位10,000元/吨维护为10,000元/KG效果相似
Dr: 库存商品 1,000,000元 + 1000吨
Cr:GR/IR 1,000,000元 + 1000吨
发票同时到达,发票校验(不考虑增值税)时参考分录为:
Dr:GR/IR 1,000,000元 + 1000吨(GR/IR从数量和金额都冲平)
库存商品 9,000,000元 + 1000吨(调整库存为实际库存且库存充足)
Cr:应付 10,000,000元(实际价为10,000元/吨)
只有发票校验才确定存货的实际成本,象上面的情况由于发票及时,采购单的价格错误似乎对库存不产生影响, 但对采购价格分析有影响,因此仍旧应该尽量避免,这种情况类似采购价格暂估,只是暂估价格差异不会如此大而已。
然而,实际业务要复杂的多,假设在发票达到前采购入库的库存商品已部分或全部售出,在SAP中销售成本是随发货实时以1000元/吨结转销售成本的,则销售成本虚减,假设
销售出500吨后发票才校验,则发票校验时参考分录为:
Dr:GR/IR 1,000,000元 + 1000吨(GR/IR从数量和金额都冲平)
库存商品 4,500,000元 + 500吨(库存不足,根据比例分摊价差)
材料成本差异 4,500,000元 + 500吨(库存不足,根据比例分摊价差)
Cr:应付 10,000,000元(实际价为10,000元/吨)
因为SAP系统设计时采用的是根据数量严格分摊价差的逻辑,所以库存不足且价格变更发票校验必定产生差异,这种差异当然也可采用方法在发票校验时全部进入存货,结果是剩余的库存价格严重偏移,不利于价格分析,而根据国内习惯,移动平均价为实际价,实际价是不允许差异的,于是在期末还需手工处理材料成本差异,无论是错误计价还是暂估都会出现上面情况,另外,发票跨期(需尽量避免)也会造成移动平均价的差异。
建议处理方法:
I.最好的方法当然是尽量避免,SAP提供了采购价格控制功能,比如设置专人维护采购价格信息记录,采购单建立时禁止修改采购价格;为了避免过大的便差,系统允许设置价格便差警告或错误处理,比如价格便差30%以上错误警告,如果确实为正常的30%便差则需相关人员审批。
II.对价格偏差过大的错误计价及时发现及时冲销,但实务中往往是错误计价的采购收货后还有很多其他正确的采购收货并伴随大量出货业务后才发现,此时错误的计价已经造成移动价和销售出库的成本严重失真,这也是采用移动平均价的弊端之一,原则上,需全部冲销物料移动业务重新过帐,但工作量太大。
由于上述调整实际上只涉及金额调整,则可考虑直接使用MIRO进行调整,
象上面的一百多万其他应收款-商品损失赔款的分摊,可考虑以下几种情况:
a.库存足够,为了简化,全部进入存货,选择在期初调整,相当自动从下期调整了销售成本和存货。
b.期末没有库存,但当期有销售,全部调整入销售成本,如果连销售也没有,则只好等下笔库存入库或当期调入其它产品。
c.如果期既有库存又有销售,为了更“准确”地分配,查看一下当期的销售和库存根据数量分摊,参考操作过程如下图,输入Tcode:MIRO,选择采购订单,
(1).“PO参考“屏不选择任何行项目和税码选择无税率的J0;
(2). 在”总帐科目“屏输入其他应收款-商品损失赔款金额,从贷方转出,同时输入需转入主营业务成本的金额,还有一点需特别注意,大部分企业启动了获利分析,注意在作为成本对象的获利分析段中起码输入物料和工厂信息;
(3).在”物料“屏输入物料、工厂和需转入存货的金额。
模拟一下,参考分录为:
Dr:存货
主营业务成本
Cr: 其他应收款-商品损失赔款
见下图。
同理,将其他应收款调入该料/其他料的存货和当期销售成本操作一样。